GERENCIAMENTO DE DOCUMENTOS
O QUE É GED?
O que é GED (Gerenciamento Eletrônico de Documento), é a tecnologia utilizada para captar, armazenar, localizar e recuperar informações existentes em documentos e dados eletrônicos, podendo ainda gerenciar versões.
O objetivo principal do GED é gerenciar o ciclo de vida das informações desde a sua criação até seu arquivamento e podem estar registradas em mídias analógicas, digitais ou eletrônicas. Muitas vezes podemos ter as combinações de analógicas e digitais (como informações criadas em sistemas eletrônicos que são impressas para o seu processamento e arquivamento em papel).
O sistema de GED é caracterizado por dois macro-grupos de soluções:
- Gerenciamento de Documentos (Document Management), informações são transcritas de suas fontes originais.
- Gerenciamento de imagens de Documentos (Document Imaging), as imagens são captadas via scannner, onde a informação é reproduzida fielmente
Os profissionais de TI vêm considerando o GED como um dos seus principais segmentos de investimento para alcançar o objetivo de gerenciamento total das informações
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EVOLUÇÃO DO GED
Com a evolução do GED, criou-se um conjunto de tecnologias que permitem o gerenciamento de documentos de forma digital. Tais documentos podem ser das mais variadas origens e mídias, como papel, microfilme, som, imagem e arquivos já criados na forma digital.
O GED é formado pelas seguintes tecnologias:
-Document Imaging (DI)
-Document Management (DM)
-Workflow
-COLD/ERM
-Forms Processing
Essas tecnologias foram sendo agregadas ao GED na medida em que, com o passar do tempo, surgiu nas empresas uma necessidade mais completa para o gerenciamento de documentos, conforme declina-se abaixo.
A tecnologia que antecedeu o GED no gerenciamento de documentos foi a microfilmagem, ainda hoje utilizada por diversas empresas, tanto no exterior como no Brasil.
A primeira tecnologia de GED que surgiu enfatizava basicamente a digitalização de documentos de origem papel, gerando-se imagens digitais dos documentos. Essa mesma tecnologia também possibilita a digitalização de documentos de origem microfilme, justamente para converter os documentos gerenciados pela tecnologia anterior.
Essa tecnologia é conhecida como Document Imaging ou Gerenciamento de Imagens de Documentos.
Aqui, é importante diferenciar um documento proveniente da digitalização, aquele que gera uma imagem, daqueles que vêm da digitação, que gera um documento textual. Os documentos no formato imagem são, em média, dez vezes maiores que os textuais, e não podem ser processados por sistemas típicos de processamento de dados.
Para que uma imagem seja processada, quer por um processador de textos ou por um sistema de processamento de dados, ela deve passar pelo reconhecimento de caracteres, que transforma a imagem de um texto num arquivo de dados realmente textual, podendo ser editado por um processador de textos. Quando o reconhecimento se processa sobre caracteres padronizados, como os dos documentos impressos, utiliza-se a tecnologia de OCR, Optical Character Recognition. Quando é preciso reconhecer textos manuscritos, a tecnologia é o ICR, Intelligent Character Recognition.
O amadurecimento dessas tecnologias de reconhecimento viabilizaram as aplicações de Forms Processing, processamento de formulários, que usa sistemas digitais para extrair informações, em vez do serviço de digitadores.
Com os documentos todos convertidos para imagens, foi necessário criar uma tecnologia que substituísse o processo humano de trâmite de documentos em papel. Surgiu então a tecnologia do Workflow para imagens de documentos. Com a implementação de Workflow, são obtidos múltiplos benefícios.
O próprio avanço da tecnologia e a disseminação dos microcomputadores na última década fez com que boa parte da geração dos documentos passasse a ser feita pelos sistemas digitais. Num ambiente de escritório, isso significa documentos criados a partir de processadores de texto, planilhas eletrônicas e todas as demais ferramentas dessa natureza.
A quantidade de documentos digitais gerada cresce vertiginosamente. É preciso ferramentas para controle de localização, atualização, versões e mesmo de temporalidade de guarda dos documentos. Por isso, surgiram as ferramentas para Gerenciamento de Documentos, Document Management (DM).
A tecnologia de DM esteve inicialmente mais envolvida no gerenciamento de documentos de engenharia e normas técnicas, sendo uma das exigências da ISO 9000. Essa tecnologia permite a rastreabilidade das alterações dos documentos. Hoje, a quantidade de arquivos nos diretórios, a necessidade do compartilhamento de documentos, tanto nas redes internas como na Internet, e o controle das atualizações em ambiente distribuído, justifica a implantação de sistemas de DM para todas as aplicações de gerenciamento de documentos.
O DM implementa, no mundo digital, muitas das funcionalidades já existentes nas aplicações de Records Management no mundo papel.
A tecnologia COLD, Computer Output to Laser Disk, foi inicialmente introduzida no mercado para substituir a tecnologia COM, Computer Output to Microfilm, devido a redução de custos quando se armazenam as informações em discos ópticos comparados ao microfilme.
Essa tecnologia permite o armazenamento e gerenciamento de relatórios de forma digital. Devido a abrangência dessa tecnologia, ela passou a ser chamada de ERM – Enterprise Report Management.
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TECNOLOGIA DO GED
COLD/ERM
Computer Output to Laser Disk/Enterprise Report Management (Gerenciamento Corporativo de Relatórios). O processamento eletrônico de dados gera relatórios que precisam ser distribuídos para consultas, muitas vezes revisados e até conferidos.
A tecnologia do COLD/ERM possibilita que os relatórios sejam gerados e gerenciados na forma digital. Podem ser feitas anotações sobre o relatório sem afetar o documento original.
WORKFLOW
Fluxo de Trabalho. É a tecnologia que permite gerenciar de forma pró-ativa qualquer processo de negócio das empresas. Garante o acompanhamento constante de todas as atividades e um aumento de produtividade com objetividade, eficácia e segurança.
O Workflow também atua como um integrador dos mais diversos sistemas e tecnologias: ERP, Enterprise Resource Planning; SCM, Supply Chain Management; CRM, Customer Relationship Management; eBusiness e outras.
::DI - DOCUMENT IMAGING
Gerenciamento da Imagem dos Documentos. Devido ao grande número de documentos em papel ou microfilme utiliza-se a tecnologia de imagem para agilizar os processos de consulta, processamento e distribuição de documentos.
O DI utiliza programas de gerenciamento para arquivar e recuperar documentos. Emprega equipamentos específicos para a captação, armazenamento, visualização, distribuição e impressão das imagens dos documentos.
A tecnologia de DI consiste na imagem do documento captada através de escaners. Esses equipamentos simplesmente convertem os documentos em papel ou microfilme para uma mídia digital. A imagem gerada é um mapa de bits, não existindo uma codificação por caracteres, diferente da digitação, em que há codificação de cada letra do texto por um teclado.
CM -CONTENT MANAGEMENT
Gerenciamento de Conteúdo. É o conjunto das tecnologias para criação, captação, ajustes, distribuição e gerenciamento de todos os conteúdos que apóiam o processo de negócios da empresa. Os conteúdos podem estar em qualquer formato digital.
RM - RECORDS MANAGEMENT
Gerenciamento de Arquivos. É o gerenciamento do ciclo de vida do documento, independentemente da mídia em que ele se encontra. O gerenciamento da criação, armazenamento, processamento, manutenção, disponibilização e até descarte dos documentos são controlados pela categorização de documentos e tabelas de temporalidade.
FORMS PROCESSING (OCR/ICR)
Processamento de Formulários. A tecnologia de processamento eletrônico de formulários permite reconhecer as informações nos formulários e relacioná-las com campos nos bancos de dados.
Essa tecnologia automatiza o processo de digitação. O Forms Processing é utilizado pelosbancos para agilizar o processamento dos formulários de abertura de contas e concessão de créditos, por exemplo.
Para o reconhecimento automático de caracteres são utilizados o OCR, Optical Character Recognicion e o ICR, Intelligent Character Recognition.
DM - DOCUMENT MANAGEMENT
Gerenciamento de Documentos Digitais. Todos os documentos criados eletronicamente precisam ser gerenciados, principalmente aqueles com grande quantidade de revisão. O DM controla o acesso físico aos documentos, ensejando maior segurança e atribuindo localizadores lógicos, como a indexação.
Seu foco é o controle das versões dos documentos, datas das alterações feitas pelos respectivos usuários e o histórico da vida do documento.
As grandes aplicações são na área de normas técnicas, manuais e desenhos de engenharia. E, nos últimos anos, com a automação do escritório, o DM é perfeitamente viavél para todos os documentos de uma empresa.
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CURIOSIDADES SOBRE GED
A humanidade gerou a mesma quantidade de informação nos últimos 50 anos que nos 5 mil anteriores. Esse número duplicará nos próximos 26 meses. Em 2010, a informação duplicará a cada 11 horas.
Cada vez mais estamos gerando mais documentos em papel. Segundo a AIIM International – Association for Information and Image Management International, EUA, a maior associação do mundo sobre gerenciamento da documentação, 95% das informações dos Estados Unidos estavam em papel em 1990. Este ano, cerca de 92% das informações ainda estarão em papel.
Essa avalanche de papel gera a cada dia maiores problemas:
- Um executivo gasta em média quatro semanas por ano procurando documentos.
- Faz-se, em média, 19 cópias de cada documento.
- Gasta-se US$ 250,00 para recriar cada documento perdido.
A imagem de um documento digitalizada a 200 dpi (pontos por polegada) e comprimida a 10:1 requer 50KB de armazenamento. Um gigabyte acomoda 20 mil imagens.
Quinhentas páginas de texto requerem 1 MB de armazenamento.
Um arquivo de quatro gavetas, com 2.500 folhas de papel por gaveta, comporta em média 10 mil imagens de documento.
Um CD-R mede 120mm de diâmetro e pode armazenar até 650 MB de informação. Isso corresponde a 13 mil páginas de documentos.
Estudos revelam que os escritórios criam cerca de 1 bilhão de páginas de papel por dia. Segundo uma pesquisa do IDC, EUA, esse total é constituído de 600 milhões de páginas de relatórios de computador, 234 milhões de fotocópias e 24 milhões de documentos diversos. Isso somente nos Estados Unidos.
Neste ano, cerca de 600 petabytes de dados estarão armazenados em formatos legíveis de computador. A previsão é de Fred Moore, vice-presidente da STK, EUA. Segundo ele, isso não vai representar 5% de dados do mundo. Para se ter uma idéia desse volume, um petabyte equivale a mil terabytes, ou 20 bilhões de imagens.
Um terabyte de informação em linha reta poderia dar 56 voltas na Terra, numa extensão de 2,4 milhões de quilômetros. A afirmativa é de Julie Rogers, especialista no assunto e gerente de aplicações e soluções para gerenciamento de documentos da Storage Technology Corporation, EUA.