Gastos de impressão nas Universidades podem ser reduzidos com ajuda de tecnologia

Sem dúvida, as Instituições de Ensino possuem gasto elevado com impressões. A boa notícia é que a quantidade e consequentemente, o gasto de cópias em papel pode ser drasticamente reduzida com a racionalização dos processos. O excesso e desperdício costumam ocorrer pela utilização de sistemas de cópias obsoletos e, muitas vezes, ultrapassados. Uma primeira solução para este tipo de problema é o monitoramento ativo de todo material impresso, por meio de softwares.


É comum nos depararmos, em ambientes educacionais, com duas redes, uma, corporativa, que armazena tudo aquilo que diz respeito às informações da instituição e, outra, acadêmica, destinada ao uso exclusivo de alunos. No entanto, em ambos os casos, há entraves burocráticos.


Na rede corporativa, o principal problema consiste na utilização de máquinas de diversas marcas e na geração desenfreada do material impresso, o que contribui ativamente para o aumento considerável de gastos com papel. Na rede acadêmica, as ocorrências são semelhantes embora, muitas vezes, até piores, pois grande parte das universidades não possui o sistema de impressão por cotas (alunos ainda pagam páginas na tesouraria ou levam seus papéis para imprimirem).


Fatos como esses acarretam em improdutividade e desgastes na otimização de recursos e tempo, além de influenciarem na elevação de custos com material. Neste caso, outra solução é a utilização de um software de bilhetagem, que disponibiliza uma cota de impressão mensal aos usuários. Para obter esse resultado, que, a médio e curto prazo, garantem corte de custos e aumento de lucratividade, é importante investir no que existe de mais moderno em termos de soluções para impressão corporativa.


A homologação de softwares para bilhetagem de documentos pode ser feita, com o Sistema PaperCut, que garante ao cliente acesso a informações até então “desconhecidas”, como o total de gastos e volume de impressões (seja na contabilidade geral, por departamento ou por impressora).


Além desse, vale investir em equipamentos Multifuncionais para atender à demanda de Impressões e Cópias da Instituição. A mesma tecnologia possibilita um extrato online para a consulta do saldo. Caso a cota acabe antes do previsto, basta que seja feita uma recarga de créditos. Desta forma os alunos poderão imprimir em qualquer central de cópias, reduzindo as filas e a improdutividade, antes gerada pela falta de monitoramento.