GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos

Gerenciamento Eletrônico de Documentos é um importante aliado a favor da sustentabilidade

 

O Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) surge como a principal tendência para o desenvolvimento da sustentabilidade ambiental. A Cani Informática transmite aos seus clientes a importância de gerenciar o material impresso, além de reduzir o consumo de papel.

 

De acordo com a maior associação do mundo sobre gerenciamento da documentação, dos Estados Unidos, International – Association for Information and Image Management International (AIIM), 95% das informações do país estavam em papel em 1990. Este ano, cerca de 92% das informações ainda estarão em papel.

 

Os escritórios utilizam em média, mais de um bilhão de papel por dia. O outsourcing com a meta de redução de custos tem sido a grande empreitada da Cani Informática, pois através dele é possível analisar o parque de impressões, monitorar os “gastos” evitar o desperdício de recursos, além de reduzir a quantidade de utilização de papel.

 

Saiba mais sobre a importância do GED:

- Um executivo gasta em média quatro semanas por ano procurando documentos.

- Faz-se, em média, 19 cópias de cada documento.

- Se gasta US$ 250,00 para recriar cada documento perdido.

-A imagem de um documento digitalizada a uma resolução de 200 dpi (pontos por polegada) e comprimida a 10:1 requer 50KB de armazenamento. Um CD-ROM acomoda 13 mil imagens.

- Quinhentas páginas de texto requerem 1 MB de armazenamento.

- Um arquivo de quatro gavetas, com 2.500 folhas de papel por gaveta, comporta em média 10 mil imagens de documento.

- Estudos revelam que os escritórios criam cerca de 1 bilhão de páginas de papel por dia. Segundo uma pesquisa do IDC, EUA, esse total é constituído de 600 milhões de páginas de relatórios de computador, 234 milhões de fotocópias e 24 milhões de documentos diversos. Isso somente nos Estados Unidos.

 

Com informações citadas acima podemos implementar projetos que automatizam a circulação de documentos pela empresa, segue um exemplo:

Instala-se captura de workflow em um servidor central.

Usuário coloca um documento no alimentador e entra com a senha da rede no painel do dispositivo (multifuncional).

Uma vez autenticado, todas as opções de manuseio de documentos estarão disponíveis para o usuário conectado. Usuário seleciona a opção desejada e escaneia o documento.

Em segundos, o documento digitalizado poderá ser retirado do e-mail, fax, pasta em rede, Pcs ou de Erp´s.